Programma Gestionale per la gestione Archiviazione Documentale con CRM.

Programma Gestionale Archiviazione Documentale con CRM

Sistema Integrato per l'archiviazione Documentale di un'azienda

Il programma di Archiviazione Documenti che vi presentiamo offre un sistema integrato unico nel suo genere e vi permette con un solo strumento di :

1. Archiviare tutti i Documenti della vostra azienda (file, email, scansioni, foto, disegni ...) con un sistema di ricerca innovativo che vi permette di visualizzare graficamente i files come se fossero nei vostri raccoglitori, divisi per argomenti o per anni, permettendovi così una consultazione facile e velocissima !
2. Gestire i vostri clienti con un sofisticato sistema CRM integrato (customer relationship management).
3. Usufrire della potenza di un Mail Server Aziendale con Gestione avanzata della Pec.
4. Offrirvi un sistema Fax Via Web con Invio e Ricezione.
5. Permettervi di effettuare campagne professionali di Email Marketing.
6. Usufruire di un sistema di Postalizzazione Integrata per l'invio della Posta Prioritaria e delle Raccomandate ai vostri contatti direttamente online senza recarvi all'ufficio postale.
7. Interfacciarsi con i vostri apparati telefonici per chiamare direttamente i contatti del CRM dal vostro computer (Centralino e Sistema di Telefonia Voip integrati)
8. Inviare SMS ai vostri clienti direttamente dal computer.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Il programma archivia qualsiasi tipo di file, dal documento cartaceo trasformato in file attraverso un qualsiasi scanner o multifunzione, al documento office, alle email, le foto, i disegni tecnici ecc.

Ai files da archiviare vengono assegnate le “chiavi di ricerca”, ovvero gli indici attraverso i quali i documenti potranno essere rintracciati con estrema semplicità e velocità, i files selezionati potranno con un semplice click essere riprodotti :

1. in forma cartacea (stampati)
2. in un formato file diverso da quello di origine, ad esempio da TIF a PDF / A o viceversa, da WORD a PDF / A ecc.
3. Inviati via email (più files inclusi automaticamente in un’unica email, opzionalmente anche zippati)
4. Inviati via fax

CRM

Gestione delle Relazioni con i soggetti esterni :

1. Anagrafica centralizzata, i dati anagrafici sono unificati nella gestione CRM
2. Anagrafica aziende clienti/fornitori e relativi singoli contatti
3. Gestione agenda a calendario condivisa
4. Gestione attività da svolgere in gruppo o singolarmente
5. Gestione clienti potenziali (prospect), trattative, preventivi
6. Gestione delle campagne di vendita

Modulo Customer Portal

1. Gestione completa ed automatizzata dell'inserimento delle richieste da terze parti, TICKET numerati univocamente e collegati direttamente da parte dei clienti / fornitori via pagina web internet
2. Assegnazione ticket agli utenti (tecnici). Gestione dei ticket di assistenza / richieste varie, assegna Nr. univoco per ogni argomento di richiesta, gestione dello stato del ticket, assegnazione dei ticket ai vari operatori del CRM.
3. Assegnazione delle attività ai tecnici nel calendario condiviso
4. Gestione dello stato dei ticket (aperti, sospeso, assegnato, chiuso, ecc..)

MAIL SERVER + POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Con interfaccia WEB, gestisce protocollo email IMAP/POP3, interfaccia stile MS - OUTLOOK.

1. Caselle email centralizzate e condivisibili
2. Anagrafica contatti condivisa ed integrata con modulo CRM
3. Archiviazione email automatica
4. Gestione Avanzata della PEC (Posta Elettronica Certificata). Gestione ottimizzata delle poste PEC, collega automaticamente il messaggio originale con la relativa email di ricevuta ed accettazione; apre automaticamente il messaggio email e lo visualizza in un apposito riquadro.

TELEFONIA VOIP

Centralino e telefonia voip integrata

1. Utilizzo di linee telefoniche via internet oppure linee tradizionali (analogiche e ISDN)
2. Entrambe le tipologie di linee integrate
3. Memorizza il traffico telefonico nel CRM; i contatti integrati con CRM; con un click su qualsiasi numero di telefono presente nei contatti del CRM effettua la chiamata sul proprio telefono; compatibile con tutti telefoni voip, e cuffie / telefoni USB.
4. L'integrazione con il modulo CRM, permette per le telefonate in entrata : di visualizzare sullo schermo del PC la scheda anagrafica del soggetto chiamante, e quindi di inserire e registrare l'oggetto della chiamata o di aprire un ticket di assistenza o richiesta da espletare ; per le telefonate in uscita : di effettuare la chiamata direttamente dal PC con un click nella scheda anagrafica del soggetto

EMAIL e FAX in un click

Qualsiasi documento presente nel programma può essere inviato come fax o email in un click.

Modulo “FAX on line”, invio e ricezione fax tramite email con apposito servizio fornito da provider; non occorre modem nè fax server nè linea telecom per inviare e ricevere fax; per l’invio non occorre un Nr. telefonico, l’email per inviare fax viene composta automaticamente dall’apposita funzione del programma. Con la stessa email è possibile inviare contemporaneamente lo stesso documento via fax e via email allo stesso destinatario, oppure a destinatari diversi. Per ricevere FAX occorre un nuovo Nr. telefonico (voip) senza costi di rilascio, oppure è possibile “portare” il proprio Nr. esistente se proveniente da telecom italia.

POSTALIZZAZIONE INTEGRATA PER INVIO DI POSTA PRIORITARIA E RACCOMANDATA DIRETTAMENTE DAL PROGRAMMA DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Qualsiasi documento presente nel programma può essere inviato via posta prioritaria, ed il centro servizi provvederà alla stampa e alla spedizione, oppure tramite raccomandata A.R. con gestione del tracking via web.

MAIL MARKETING

Modulo aggiuntivo del programma per spedire email professionali attraverso server certificati in modo da garantire la ricezione dei messaggi ed evitare i sistemi di blocco antispam. Le email saranno generate a norma di legge, nel rispetto della privacy, con il link di rimozione incluso. Inoltre sarà possibile verificare l'esito dell'invio con il dettaglio dei destinatari che hanno aperto le email.

SMS AI PROPRI CLIENTI

Modulo aggiuntivo per inviare sms ai propri clienti da qualsiasi postazione di lavoro del programma, attraverso le liste di contatti gestibili all'interno del CRM.

Utilizzo via intranet o internet

Tutto può essere utilizzato via intranet quindi solo nella propria rete aziendale, oppure rendere accessibili pubblicando all'esterno i servizi, per utilizzarli via internet.

Distribuzione

Viene fornito completamente pre-installato e configurato:

1. su server hardware sia linux che windows
2. su server virtuale (vmware) solo linux

I moduli Portal, mail server e telefonia non sono presenti nel pacchetto base e possono essere attivati anche successivamente.

Dati tecnici

Il programma è sviluppato in: PHP 5 + ajax Java Database MySQL per versioni linux e windows MS-SQL per windows

Su specifiche necessità il programma può essere customizzato come lo desiderate.